在日常辦公中，我們每天都會收到大量電子郵件，特別是企業內部溝通、合作談判、客戶聯系等都依賴郵件。但隨著時間推移，郵件歸檔什么意思?很多人一頭霧水。歸檔就是把舊郵件長期保存、集中管理、方便查找。本文圍繞“郵件歸檔”從不同角度詳細講解，讓你對這項企業級功能徹底摸清楚。
一：郵件歸檔是什么?
1、基本定義
郵件歸檔就是把已經收發完畢的郵件從活躍郵箱移到一個專門用于長期保存的空間。它不是刪除，也不是簡單備份，而是集中管理，隨時能搜索取回。正如讓辦公室郵箱變得干凈整潔，郵件卻保留著“檔案”狀態。
2、和備份、刪除有什么區別
刪除：是永久刪除，空間空了但郵件不見了。
備份：只是另存一份副本，主要用于意外恢復。
歸檔：聚焦長期管理，郵件可查、可搜、可導出，適合合規和審計。
二：為什么企業要做郵件歸檔?
1、合規或取證需求
很多行業(金融、醫藥、法律)要求保存郵件記錄，以備審計或應訴使用，歸檔能提供可追溯的郵件原件。
2、提升搜索效率
歸檔后的郵件可以按時間、關鍵詞、發件人快速檢索，省時省力，尤其找兩三年前的郵件非常方便。
3、節省郵箱空間
舊郵件移到歸檔空間后，主郵箱空間釋放，不會影響收發體驗。
4、防止誤刪篡改
歸檔數據不可被普通用戶修改或刪除，保障數據完整性與安全。
三：郵件歸檔部署注意事項
1、權限管理
誰可以查看歸檔、導出郵件、使用搜索權限，都要規劃清楚，通常 IT 與管理層有高權限。
2、保留期限
按法律或企業制度設定，比如保存3年、5年、7年，過期可自動清理。
3、系統穩定性
歸檔系統要穩定運行，保證歸檔數據完整無誤，并支持報表和日志查看。
4、搜索與導出
歸檔后的郵件檢索要快，并能批量導出為 eml、pdf 等格式，方便存檔或法律需求。
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